Столичная
Бухгалтерская
Компания

г.Москва,ул. Нижние Поля, д.31,стр.1,оф.211

Тел.:8(499)722-3683 8(926)538-2090

название

 
Главная
Наши услуги
Сдать отчет
Ведение бухгалтетерского учета
Юридические услуги
Полезная информация
Экспресс-проверка бухгалтера

Яндекс.Метрика

Главная » Статьи для бухгалтера. Стр.1 » Статьи для бухгалтера. Стр. 3 » Гарантийное письмо: что это такое и как правильно его составить

Гарантийное письмо является одной из форм деловой переписки. Как правило, в нем содержатся определенные гарантии или обещание взять на себя какие-то обязательства. Независимо от того, содержатся ли там справочные данные организации или просто общая информация о намерениях, этот документ является выражением желания одной из сторон взять на себя определенные обязательства. Гарантийное письмо, образец которого можно найти на нашем сайте, имеет некоторые особенности. Поговорим о них более подробно.

Для чего нужно гарантийное письмо?

Гарантийными письмами могут обмениваться организации или же юридическое лицо может направить такой документ физическому лицу гарантируя, например, оплату за выполненную работу или полученную продукцию. Как правило, гарантийное письмо требуется в том случае, если одна из сторон сомневается в том, что договоренности, которые были достигнуты в ходе переговоров и закреплены договором, будут выполнены. Но при этом стоит отметить, что надежных юридических гарантий такой документ все же не создает. Тем не менее, гарантийные письма на сегодняшний день весьма распространены в деловой среде.

В каких случаях чаще всего используют гарантийные письма?

Надо сказать, что наиболее часто гарантийные письма используются:

 

  • для подтверждения оплаты за товары/услуги/работы (в таком письме обязательно должна быть ссылка на номер договора поставки/выполнения работ/оказания услуг и номер счета, на который должна быть произведена оплата);
  • для предоставления информации третьим лицам, например, при регистрации юридического лица такое письмо может гарантировать предоставления юридического адреса, а для банка гарантировать обеспечение кредита;
  • для гарантии отсроченного платежа;
  • для обозначения намерения юридического лица в отношении возможного сотрудничества (в таких случаях договор между отправителем и адресатом, как правило, еще не заключен).

 

Как составить гарантийное письмо

 

У гарантийного письма, как у официального документа, есть определенные особенности. Так, форма гарантийного письма предполагает, что:

 

  • язык письма должен быть сугубо деловым, без длинных фраз и размытых выражений;
  • в письме должны быть только четкие и ясные формулировки, в нем должен быть указан вид обязательств, а иногда может быть изложена и полная процедура выполнения обязательств;
  • письмо составляется на фирменном бланке компании-отправителя и обязательно скрепляется печатью организации;
  • подписывает гарантийное письмо руководитель организации и главный бухгалтер (это обязательное условие для гарантийных писем, если речь идет о финансовых обязательствах и гарантии оплаты).
Если говорить об обязательных реквизитах гарантийного письма, то к ним относятся:

 

  • наименование организации;
  • код организации;
  • ОГРН юридического лица;
  • ИНН;
  • адресат;
  • заголовок;
  • >регистрационный номер.

 

Большинство гарантийных писем начинаются словами: «Настоящим письмом гарантируем…», но может быть и другой вариант, когда отправитель письма начинает его с перечисления причин, которые являются основанием для заявления о предоставлении гарантий, например: "Ввиду подписанного между нашими организациями договора и произведенной предоплаты...". Если речь идет о гарантиях оплаты, то в письме указываются банковские реквизиты. Дополнительно в письме может быть указана возможность кредита, предпоставки, размеров штрафных санкций при нарушении сроков оплаты и прочее. 

Чтобы максимально четко представить, как оформляется этот документ, можно скачать образец гарантийного письма .

Конечно, наиболее распространенными фразами для такой корреспонденции являются:

 

  • Компания «ХХХ» гарантирует своевременную оплату…
  • Настоящим гарантируем оплату …
  • Гарантируем, что …

Но слово «гарантия» может в тексте и не фигурировать, что не повлияет на гарантийный смысл письма.

Приложения

Кроме того, к гарантийному письму могут быть приложены копии таких документов, как Свидетельство о регистрации предприятия (или индивидуального предпринимателя), Свидетельств о постановке на налоговый учет, выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении генерального директора или уполномоченного лица (если, конечно, в них есть необходимость).


Проконсультировать по текущей экономической ситуации в России, и в связи с этим, каким образом максимально оптимизировать налоги и построить бухгалтерский учет на Вашем предприятии может подсказать наша "Столичная бухгалтерская  компания". Мы находимся в Марьино, всегда на связи в рабочее время!

С уважением, главный бухгалтер Анна Дмитриевна


Смотрите также:

 Что такое план счетов и как его правильно сформировать

Акт списания материалов: когда списывать можно и нужно

Что такое ОКФС и зачем он вам нужен

Как открыть страховую компанию: важные моменты и секреты успешного бизнеса

 
Офис тел.: 8 (499) 722-3683,
моб.тел.: 8 (926) 538-2090
Адрес: г. Москва,
ул. Нижние Поля, д. 31, стр.1, оф.211.

 2012-2013
Столичная бухгалтерская компания